Kode
digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data kedalam
komputer dan untuk mengambil bermacam-macam
informasi yang berhubungan dengannya . Kode dapat dibentuk dari kumpulan
angka, huruf dan karakter-karakter khusus (misalnya %, /, -, $, #, &, :,
dan lain sebagainya). Angka merupaka simbol yang banyak digunakan pada sistem
kode. Akan tetapi kode yang berbentuk angka lebih dari 6 digit akan sangat
sulit untuk diingat. Kode numerik (numeric code) menggunakan 10 macam
kombinasi angka didalam kode. Kode alphabetik (alphabetic code)
menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya. Kode alphanumerik (alphanumeric
code) merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan
karakter-karakter khusu. Meskipun kode numerik, alphabetik, dan alphanumerik
merupakan kode yang paling banyak digunakan di dalam sistem informasi, tetapi
kode yang lain juga mulai banyak digunakan, seperti misalnya kode batang (bar
code).
Beberapa kemungkinan susunan digit
(angka), huruf dan karakter-karakter khusus dapat dirancang kedalam bentuk
kode. Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal menurut
Jogiyanto (2005d:384), yaitu sebagai berikut ini:
1.
Harus
mudah diingat
Supaya kode
mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut
dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2.
Harus
unik
Kode harus unik
untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang
kembar.
3.
Harus
fleksibel
Kode harus
fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru
dapat tetap diwakili oleh kode.
4.
Harus
efisien
Kode harus
sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam di
simpanan luar komputer.
5.
Harus
konsisten
Bilamana
mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6.
Harus
distandarisasi
Kode harus
distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode
yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat
cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
7.
Spasi
dihindari
Spasi di dalam
kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan didalam
menggunakannya.
8.
Hindari
karakter yang mirip
Karakter-karakter
yang hamper serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan
dalam kode.
9.
Panjang
kode harus sama
Masing-masing
kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Ada bebarapa tipe kode yang dapat
digunakan didalam sistem informasi. Masing-masing tipe dari kode tersebut
mempunyai kelebihan dan kelemahannya tersendiri, tipe-tipe kode tersebut yaitu:
1.
Kode
Mnemonik
Kode mnemonic (mnemonic
code) digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic dibuat
dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan
diwakili dengan kode ini. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan
kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang.
2.
Kode
Urut
Kode urut (sequential
code) disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode
yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.
Kelebihannya
antara lain:
a)
Sangat
sederhana.
b)
Mudah
diterapkan.
c)
Kode
dapat pendek tapi unik.
d)
Mudah
dicari bila kodenya sudah diketahui.
e) Cocok
untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif,
sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file
tidak perlu diindeks.
f)
Baik
untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.
Kelemahannya
antara lain:
a)
Penambahan
kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.
b)
Tidak
mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya
berdasarkan urutannya saja.
c)
Tidak
fleksibel bila terjadi perubahan kode.
3.
Kode
Blok
Kode blok (block
kode) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan satu kalsifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan
Kelebihannya
antara lain:
a)
Nilai
dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu
b)
Mudah
diperluas
c)
Kode
dapat ditambah atau dibuang sebagian.
d) Proses
pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah, karena tiap-tiap
kelompok rekening dapat diketahui dari blok kodenya.
Kelemahannya
antara lain:
a)
Panjang
kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup panjang.
b)
Kurang
mudah diingat.
4.
Kode
Group
Kode Group (group
code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field
kode mempunyai arti.
Kelebihannya
antara lain:
a.
Nilai
dari kode mempunyai arti.
b.
Mudah
diperluas.
c.
Dapat
ditambah atau dibuang sebagian.
d.
Dapat
Menunjukkan jenjang dari data.
Kelemahannya antara lain:
a.
Kode
dapat menjadi panjang.