Struktur Kode

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam  informasi yang berhubungan dengannya . Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus (misalnya %, /, -, $, #, &, :, dan lain sebagainya). Angka merupaka simbol yang banyak digunakan pada sistem kode. Akan tetapi kode yang berbentuk angka lebih dari 6 digit akan sangat sulit untuk diingat. Kode numerik (numeric code) menggunakan 10 macam kombinasi angka didalam kode. Kode alphabetik (alphabetic code) menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya. Kode alphanumerik (alphanumeric code) merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter-karakter khusu. Meskipun kode numerik, alphabetik, dan alphanumerik merupakan kode yang paling banyak digunakan di dalam sistem informasi, tetapi kode yang lain juga mulai banyak digunakan, seperti misalnya kode batang (bar code).

            Beberapa kemungkinan susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus dapat dirancang kedalam bentuk kode. Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal menurut Jogiyanto (2005d:384), yaitu sebagai berikut ini:

1.        Harus mudah diingat

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

2.        Harus unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.

3.        Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4.        Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam di simpanan luar komputer.

5.        Harus konsisten

Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

6.        Harus distandarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

7.        Spasi dihindari

Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.

8.        Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hamper serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9.        Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

            Ada bebarapa tipe kode yang dapat digunakan didalam sistem informasi. Masing-masing tipe dari kode tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahannya tersendiri, tipe-tipe kode tersebut yaitu:

1.        Kode Mnemonik

Kode mnemonic (mnemonic code) digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang.

2.        Kode Urut

Kode urut (sequential code) disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

Kelebihannya antara lain:

a)         Sangat sederhana.

b)        Mudah diterapkan.

c)         Kode dapat pendek tapi unik.

d)        Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui.

e)      Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu diindeks.

f)         Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.

Kelemahannya antara lain:

a)         Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.

b)        Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urutannya saja.

c)         Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

3.        Kode Blok

Kode blok (block kode) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu kalsifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan

Kelebihannya antara lain:

a)         Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu

b)        Mudah diperluas

c)         Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian.

d)  Proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah, karena tiap-tiap kelompok rekening dapat diketahui dari blok kodenya.

Kelemahannya antara lain:

a)         Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup panjang.

b)        Kurang mudah diingat.

4.        Kode Group

Kode Group (group code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti.

Kelebihannya antara lain:

a.    Nilai dari kode mempunyai arti.

b.    Mudah diperluas.

c.    Dapat ditambah atau dibuang sebagian.

d.   Dapat Menunjukkan jenjang dari data.

Kelemahannya antara lain:

a.       Kode dapat menjadi panjang.